Инструкция 32 10 по кассовым операциям. Новые правила ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций устанавливается для всех субъектов хозяйствования, вне зависимости от их организационно-правовой формы. Из данной статьи вы сможете узнать, как осуществляются кассовые операции в 2016-2017 году.

Стоит выделить следующие основные правила ведения кассовых операций:

1. Юридические лица обязаны устанавливать лимит остатка кассы.
2. Денежные средства в кассе, превышающие установленный лимит, должны сразу же быть сданы в банк.
3. Каждая операция по кассе должна быть оформлена соответствующими кассовыми документами.
4. Наличные расчеты между юр. лицами не должны превышать ста тысяч рублей.
5. Кассиры обязательно должны вести кассовые книги и заполнять кассовые отчеты.

Рассмотрим эти правила более подробно.

Кассовый лимит

В каждой организации должен быть установлен лимит кассы. Он представляет собой максимально допустимую сумму наличных средств, которая может оставаться в кассе компании на конец каждого трудового дня. Сверхлимитная наличность должна сдаваться в кредитные организации.

Данный лимит управляющий организации устанавливает самостоятельно. При расчете лимита он должен учитывать размер выдач и поступлений наличности.

Необходимо отметить, что предприниматели и компании – субъекты малого бизнеса, при ведении кассы могут не устанавливать кассовый лимит.

Если у компании есть филиалы, для них также должен быть установлен лимит кассы.

Подробнее о расчете лимита кассы можно узнать из .

Превышение кассового лимита

Суммы наличности, накопленные в кассе сверх установленного лимита, должны сдаваться в кредитные организации.

Однако есть ситуации, при которых лимит может быть превышен на законных основаниях:

• Выходные и праздничные нерабочие дни (если компания в эти дни проводит кассовые операции);
• Дни различных выплат сотрудникам.

Кассовая документация

Если деньги поступают в кассу, должностной сотрудник должен оформить ордер по приходу, а если наличность выдана из кассы – ордер по расходу.

Данные документы оформляет либо бухгалтер, либо кассир, либо иной должностной работник, в чьи обязанности входит составление данных документов.

Предприниматели, вне зависимости от выбранного режима обложения налогами, могут не выписывать кассовые документы. Однако они обязательно должны вести учет своих расходов и доходов.

Прием наличности

Прием средств в кассу должен сопровождаться оформлением приходника. Когда кассир получает данный ордер, он должен проверить:

• Имеется ли подпись бухгалтера или главного бухгалтера (в крайнем случае, управляющего компании) и сверяет эту подпись с образцом;
• Соответствуют ли сумма указанная цифрами сумме указанной прописью;
• Есть ли необходимые подтверждающие документы.

Когда кассир принимает деньги, он должен их пересчитать. При этом лицо, которое вносит наличность в кассу, должен обязательно следить за действиями кассира.

Как только кассир пересчитает деньги, он должен сверить полученную сумму с суммой, указанной в приходнике. Если все сошлось, он подписывает ордер, проставляет на квитанции штамп и передает данную квитанцию лицу, внесшему средства.

Бланк и образец приходного кассового ордера можно найти в .

Выдача денег

Когда осуществляется выдача денег из кассы, оформляется ордер по расходу. Когда кассир его получает, он должен проверить:

• Есть ли на нем подпись ответственного сотрудника (бухгалтера, главного бухгалтера или директора компании), и сходится ли она с образцом;
• Соответствие сумм цифрами и прописью.

Когда кассир будет выдавать деньги, он должен проверить, имеются ли у получателя документы, указанные в расходнике. Также, он обязан проверить получателя по документу, удостоверяющего его личность. Выдавать наличность лицу, не указанному в ордере, нельзя.

Как только кассир подготовит необходимую сумму, он должен передать ордер получателю для того, чтобы тот поставил свою подпись. После этого кассир пересчитывает деньги так, чтобы получатель имел возможность следить за его действиями. После того, как наличность была выдана, кассир подписывает расходник.

Бланк и образец расходного кассового ордера можно найти в .

Расчет наличными средствами

Существует не только кассовый лимит, но и лимит расчетов наличностью между юридическими лицами. Данный лимит составляет сто тысяч рублей в пределах одного контракта. То есть, если у партнеров сумма по одному договору составляет четыреста тысяч рублей, сто тысяч можно уплатить наличностью, а остальные – перевести на банковский счет.

С физическими лицами расчеты в безналичной форме можно производить без каких-либо ограничений.

Ведение кассовой книги

Организации, при осуществлении своей деятельности обязательно должны заполнять кассовую книгу. ИП при ведении учета своих расходов и доходов имеют право этого не делать.

Она нужна для фиксации поступлений и выдач наличности.

В течение каждого трудового дня кассир вписывает в книгу каждую выдачу денег и каждое поступление. На конец дня подсчитывается остаточная сумма в кассе.

Контролем за ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо управляющий компании.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в .

Законодательная основа

Положением о кассовых операциях в 2016-2017 году является Положение Банка России №18. Оно определяет все правила кассовой дисциплины, порядок ведения операций по кассе.

Изменения, произошедшие в 2016-2017 году

В 2016 году порядок ведения кассовых операций несколько изменился:

• Все юридические лица должны начать использовать обновленную кассовую технику, в которой вся необходимая информация собирается в автоматическом режиме, и в режиме онлайн отправляется в налоговую инспекцию.
• При использовании такой техники чеки подготавливаются в электронном формате и высылаются клиентам на их электронную почту.
• Если организация использует кассу, у которой срок регистрации еще действителен (общий срок использования составляет менее семи лет), она может ей пользоваться до конца срока, и только после этого перейти на новую технику.
• Для всех юр. лиц появилось ограничение на хранение наличности: каждый день, наличность, превышающую установленный лимит, нужно сдавать в кредитные организации.
• Для предпринимателей процесс ведения кассовой отчетности и документации стал более простым. Им больше не нужно выписывать ордера, как по приходу, так и по расходу. Также, они имеют права не устанавливать для себя лимиты по кассе. Если организация является субъектом малого бизнеса, она может осуществлять свою деятельность на таких же льготных условиях, как и предприниматели.

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс ?

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен - Онлайн-касса !
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Онлайн-кассы для всех видов бизнеса! Доставка по всей России.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Подберем кассы для вашего бизнеса. Доставим в любую точку РФ!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как работает касса на предприятии

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Меркурий 115Ф




• Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

  Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

  Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

  В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

  • работающих по ЕНВД и ПСН;
  • оказывающих услуги гражданам;
  • указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

  При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

  Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

  Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы . Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

  После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой . Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

  Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

  • создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
  • должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

  Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

  По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

  1. Оформлять ПКО :
  • используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
  • дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

  Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

  • отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
  • кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
  • подтверждений ОФД.

  Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

  То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

  Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

  1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

  Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

  Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

  Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

  Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

  Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы , как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

  Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

  Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

  Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе , могут отражаться данные по разным операциям:

  1. Полной оплате товаров.

  Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

  1. Частичной оплате товаров.

  Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

  1. Предоплате.

  Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

  Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

  Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

  Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

  Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

  Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

  Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

  1. Пробить чек возврата.
  1. Оформить РКО на сумму возврата.
  1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).
  1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

  Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

  Лимит остатка кассы

  Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

  Что он представляет собой, и для чего применяется?

  Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

  1. Исходя из объемов входящих поступлений .

  В этих целях применяется формула:

  ЛК = ОП / РП * ИС ,

  ЛК - лимит кассы;

  ОП - объем поступлений наличности в кассу;

  РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

  ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

  При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

  1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

  В этом случае применяется другая формула:

  ЛК = ОВ / РП * ИС ,

  ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

  ОВ - сумма выплат из кассы.

  При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

  То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

  Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

  Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

  Расчеты между юридическими лицами

  В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

  Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

  В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

  Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

  Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

  Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

  Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

  Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

  Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

  Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

  Параметр	Процедуры в рамках кассовых операций		Аспекты совместного осуществления фискализации и документирования	Примечания
  	Фискализация	Документирование
  Осуществляется ли в правоотношениях между налогоплательщиком (ИП или юрлицом) и физлицом (не работником торгового предприятия)	Да	Да	Совместное осуществление фискализации и документирования наблюдается всегда, поскольку: 1. При продаже товара магазином покупателю выдается кассовый чек (осуществляется фискализация). 2. По завершении рабочего дня кассира сведения из кассового аппарата отражаются в ПКО, РКО, кассовой книге (осуществляется документирование).	При работе в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ вместо кассовых чеков оформляются БСО и товарные чеки. Они не являются фискальными документами, но имеют аналогичное назначение.
  Правоотношения между отдельными налогоплательщиками (налогоплательщиком и его работником)	Нет	Да	Не наблюдается, поскольку: 1. При расчетах между юрлицами (ИП) наличными применяются ПКО, РКО, кассовые книги. 2. При расчетах между юрлицами (ИП) либо между налогоплательщиками и их работниками не предусмотрено применение ККТ.
  Какие инструменты (документы) задействуются	ККТ (чеки онлайн-касс).	РКО, ПКО, Кассовые книги.	РКО, ПКО и Кассовые книги формируются на основе данных по фискализации (отчета по завершении смены на онлайн-кассе),	РКО, ПКО и Кассовые книги формируются основе сведений по БСО и товарным чекам, если вместо ККТ применяются они.
  Отражается ли в бухгалтерском учете	Нет	Да	Формирование сведений для бухгалтерского учета (в ПКО, РКО) осуществляется на основе данных по фискализации (на основе сведений в БСО и товарных чеках, применяемых вместо кассовых чеков)
  Обязательны для ИП		Нет		ИП не обязаны документировать кассовые операции, но вправе это осуществлять
  Обязательны для юрлиц	Да (при расчетах с физлицами)	Да (при наличных расчетах)	Наблюдается только при расчетах юрлиц с физлицами (не сотрудниками торгового предприятия)

  Ответственность за нарушение

  Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

  Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

  Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

  • несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
  • превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
  • задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
  • неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
  • допущение расхождений в учетных документах;
  • прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
  • нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

  В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

  • документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
  • фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
  • документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
  • регистры бухгалтерского учета;
  • локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
  • различные отчеты по хозяйственной деятельности.

  Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

  К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами .

  Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

  • выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
  • на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

  При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

  • дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
  • приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

  Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы , но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

  • на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
  • на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

  Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

  В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

  1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

  В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

  • оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
  • при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

  При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

  • искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
  • намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
  • отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
  • формирование отчетности не на основе регистров учета;
  • использование счетов не на основе регистров учета;
  • отсутствие первичных документов;
  • неприменение торговой организацией регистров учета.
  1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

  Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

  В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.

При работе с наличными организации обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (лимит остатка в кассе, лимит расчетов и т.д.) и документального оформления операций. Все о кассовой дисциплине в 2018 году, порядке ведения кассовых операций и изменениях вы узнаете из этой статьи.

Порядок ведения кассовых операций в 2018 году

Порядок ведения кассовых операций утверждает Центробанк. Основные положения отражены в указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но в прошлом году Банк России внес очередные поправки в порядок (указание от 19.06.2017 № 4416-У), упрощающие работу. Больше не нужно оформлять заявления для выдачи денег под отчет и расходники при возврате денег клиентам. Расскажем о новом порядке работы подробнее.

Сохранность наличных при ведении кассовых операций, хранении, перевозке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных, организация или ИП определяют самостоятельно (п. 7 Указания ЦБ № 3210-У). Прописать порядок ведения кассовых операций можно в отдельном положении (скачать образец можно по ссылке ниже).

По общим правилам за кассовые операции отвечает кассир. Но это может быть и любой другой сотрудник, если такие обязанности не него возложил руководитель. Также обязанности кассира может на себя может взять главбух или даже директор, если численность организации небольшая.

Справка

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации 2018 утвержден указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (с последними изменениями, внесенными указанием от 19.06.2017 № 4416-У и вступившими в силу с 19 августа 2017 г.).

Лимит кассы в 2018 году

В организации в обязательном порядке должен быть установлен кассовый лимит. Это допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы необходимо сдавать в банк.

Лимит кассы организация определяет самостоятельно исходя из особенностей деятельности и объема поступлений и выдачи наличных.

Обратите внимание

Организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания № 3210-У).

В кассе организации должна оставаться такая сумма, которая не превышает лимит. Сумму компания устанавливает самостоятельно, а рассчитать ее можно с помощью следующей формулы:

Лимит кассы = Сумма наличной выручки: Расчетный период от 1 до 92 дней × Интервал между днями, когда деньги сдают в банк

За расчетный период необходимо брать любой интервал времени - от 1 до 92 дней (п. 1 Указаний № 3210-У). Периодичность сдачи наличных в банк, можно вычислить исходя из:

• условий договора с банком;
• числа дней между инкассациями;
• промежутка между днями, когда деньги сдают в банк.

Рассчитанную сумму лимита можно округлить до рублей. Налоговики разрешают это (письмо ФНС от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116).

Пример

Магазин компании в г. Москве работает в круглосуточном режиме. За один день наличная выручка составляет 165 тыс. руб., в период с 1 по 31 октября (31 день) выручка составила­­ 4 000 000 руб. Компания инкассирует деньги в банк раз в три дня. Поэтому лимит кассы должен составлять не более 387 096, 77 руб. (4 000 000: 31 дн. × 3 дн.)

Если компания только открылась, то лимит рассчитывают исходя из предполагаемой выручки (п. 1 Приложения к указанию № 3210-У). А вот сообщать банкам, какой у организации лимит кассы, не надо. Его утверждает руководитель организации приказом (см. образец). Причем планку наличности в кассе он может установить на любой период (письмо Банка России от 15.02.2012 № 36-3/25).

Лимит кассы обособленных подразделений в 2018 году

Если компания имеет подразделения, то лимит остатка в кассе надо определить для каждого из них отдельно. Рассчитать его надо в зависимости от того, куда подразделения сдают наличность.

Если подразделение вносит деньги на расчетный счет, минуя кассу головной организации, то лимит у него должен быть свой, но с учетом лимита остатка других подразделений и основной организации. Тогда лимит определить необходимо отдельно для:

• головной организации;
• обособленных подразделений.

Если подразделение открыто совсем недавно, и пока объем его выручки не известен, то можно использовать формулу определения лимита исходя из предполагаемого дохода (п. 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если подразделения сдают наличную выручку в кассу головной организации, то надо определять для них общий лимит - в совокупности по головной организации и всем подразделениям (абз. 5 п. 2 указаний № 3210-У).

Лимит остатка наличных денег в кассе предприятия 2018 при отсутствии наличной выручки

Компаниям, которые ведут только безналичные расчеты с контрагентами, определить лимит необходимо из объема выданных наличных денег. За исключением тех сумм, которые сняты со счета для выдачи зарплаты, стипендии и других вознаграждений работникам.

Формула расчета лимита кассы следующая:

Лимит остатка наличных денег при отсутствии наличной выручки = Суммы выданных средств за расчетный период: Расчетный период (не более 92 рабочих дн.) × Период времени между днями получения денег в банке (не более 7 (14) рабочих дн.)

Расчетный период при этом надо брать произвольный. Например, это может быть объем выручки за прошедший квартал или аналогичный период прошлого года и т.п. Однако расчетный период не должен превышать 92 календарных дней - это основное условие. Если рабочий график - 7дней в неделю, то есть без выходных и праздников, то их тоже следует включить в расчет.

Порядок ведения кассовых операций в 2018 году: лимит расчета наличными

Если контрагенты платят за товары или услуги наличными в кассу, то эта сумма не должна превышать допустимый предел. Он составляет 100 тыс. рублей по каждому из договоров (п. 6 указаний от 07.10.2013 № 3073-У). Например, если стоимость контракта - 280 тыс. рублей, то заплатить наличными контрагент может не более 100 тыс. рублей, остальные - 180 тыс. рублей ему необходимо перечислить на расчетный счет организации.

Обратите внимание

Если контрагент может вносить деньги только наличными, то оформляйте договоры строго по 100 тыс. рублей. Ведь компания не ограничена в количестве заключаемых контрактов.

При расчетах с "физиками" все проще, верхнюю границу наличности можно не соблюдать.

Кассовая дисциплина 2018: ключевые правила ведения кассовых операций

Прием наличных в кассу . После того как кассир получил приходник, он должен проверить наличие подписи главбуха и сумму цифрами и прописью. Затем требуется пересчитать деньги, которые вносит контрагент. Причем сделать это надо в его присутствии, пересчитав наличные поштучно.

Если сумма наличности совпадает с данными по ордеру, то кассир ставит печать на квитанции и отдает контрагенту, который внес в кассу деньги.

Подшивку приходников кассир выполняет строго по правилам, которые устанавливает сама компания. Но хранить приходно-кассовые ордера требуется строго 5 лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Все поступления компания должна оформлять приходниками по форме КО-1 (утв. постановление Госкомстат РФ от 18.08.1998 № 88), а выдачу денег - расходниками по форме КО-2. Эти документы также может оформить кассир, но подписать их должен главный бухгалтер или руководитель организации.

Пример заполнения приходного кассового ордера при получении денег от организации (форма КО-1)

Выдача наличных из кассы . Деньги из кассы нужно выдавать строго по расходникам, этот документ кассир также проверяет: смотрит подпись главбуха и суммы. Получателя денег надо идентифицировать по реквизитам паспорта либо иному документу, который подтверждает его личность.

После того как кассир подготовил деньги, расходник должен подписать получатель, например клиент при возврате наличных за товар. Деньги также может получить и представитель по доверенности. В этом случае следует сверить реквизиты доверенности и паспортные данные получателя, а также сведения, которые внесены в расходно-кассовый ордер. Если все данные совпадают, то наличные можно выдать, а саму доверенность приложить к расходнику.

При приеме головной организацией денег от своего подразделения также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных "обособке" каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания ЦБ).

Пример заполнения расходного кассового ордера при выдаче денег организации (форма КО-2)

Выдача зарплаты из кассы . Выдавать деньги из кассы в счет зарплаты надо строго по расчетно-платежным ведомостям - форма Т-49 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), платежным ведомостям - форма Т-53 и составлять единый расходник. Причем в таком расходнике не требуется отражать Ф.И.О., паспортные данные сотрудников, получивших зарплату. Но за получение наличных они должны расписаться в ведомости. Но если в день выплаты кто-то из работников не смог получить деньги, то напротив его фамилии следует поставить отметку «депонировано» . В этом случае наличные требуется сдать в банк на расчетный счет.

Выдача наличных под отчет . Деньги из кассы вы можете выдать работнику на основании распоряжения или приказа директора. С 19 августа 2017 года брать у сотрудника заявления теперь не надо (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Главное проверьте, чтобы в распоряжении была сумма и срок, на который работник получает деньги.

Затем оформите расходник и после поштучного пересчета наличности отдайте деньги работнику. В РКО он должен поставить отметку, что наличность получил.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2018 году

Штрафы за несоблюдение лимита кассы . Наличность сверх лимита надо регулярно сдавать в банк, иначе контролеры оштрафуют компанию от 40 до 50 тыс. рублей. Причем ответственность может понести и руководитель - от 4 до 5 тыс. рублей (ст. 2.4, 15.1 КоАП РФ).

Если организация малая или лимит нарушил ИП, то контролеры вполне могут заменить штраф предупреждением. Но только если выполняются условия:

• нарушение первичное;
• никому не причинен ущерб;
• нет угрозы техногенных или природных ситуаций;
• нет угрозы жизни и здоровью населению (ст. 4.1, 4.1.1 КоАП РФ).

Также есть случаи, когда наличных в кассе может быть больше лимита. Во-первых, в дни зарплаты. Деньги для такого случая можно хранить в кассе до пяти рабочих дней. Во-вторых, в выходные или праздничные дни, но только если компания работает.

Штрафы за несколько нарушений . Налоговики выпишут отдельные штрафы за одинаковые нарушения, которые допустили сразу несколько подразделений. Сколько нарушений - столько и штрафов (письмо ФНС от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Каждое подразделение ведет отдельную кассовую книгу и приходует наличную выручку. Компанию оштрафуют на 50 тыс. рублей, если она не оприходует наличную выручку в кассу, не ведет книгу и пр. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Оплошность каждого подразделения - отдельное нарушение. За каждое положен штраф (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Инспекторы выпишут протокол в каждом филиале, и по каждому потребуется заплатить штраф. Например, если три магазина не оприходовали выручку, штраф - 150 тыс. рублей (50 тыс. × 3).

Малые и средние компании вправе заменить штраф на предупреждение. Избежать штрафа можно только за нарушение, которое организация совершила впервые.

Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что компания вправе отменить штраф по нескольким правонарушениям филиалов. Если постановления налоговики выписали в один день и они не вступили в силу, то можно отменить все штрафы (письмо ФНС России от 08.12.2016 № ОА-4-17/23483@). Если постановления вступали в силу в разное время, то заменить на предупреждение получится только один штраф - из самого первого документа.

Если же все филиалы находятся в разных регионах, то выписывать штраф будут местные налоговики. Заменять его на предупреждение будет местная инспекция. Налоговики из другой инспекции, которые оштрафовали остальные филиалы, просто не узнают о штрафе. Поэтому можно заменить все штрафы на предупреждение.

Частые нарушения кассовой дисциплины

• работа с наличными
• не оприходовали наличные
• превысили лимит расчетов наличными в 100 тыс. рублей по сделке
• нет кассовой книги в подразделении
• вернули наличными деньги за товар, оплаченный картой
• работа с ККТ
• в чеке меньшая сумма
• компания не использовала кассу
• касса не соответствует требованиям или не зарегистрирована

Кассовые операции - это действия, связанные с приемом, выдачей, хранением наличных денег и оформлением кассовых документов. Для их ведения Центробанком установлены правила: Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. N 3073-У . Эти правила называются кассовой дисциплиной.

С июня 2014 года был введен новый порядок ведения кассовых операций в РФ. По сравнению с предыдущим периодом, правила ведения кассовых операций изменились.

В связи с тем, что многие организации и предприятия (а также некоторые индивидуальные предприниматели) ведут бухгалтерский учет, не лишним будет узнать более подробно про новый порядок ведения кассовых операций, который начал свое действие в 2014 году и продолжит в 2018 году.

Отметим, что очень часто контролирующие организации проверяют правильность ведения таких операций. В этой статье рассмотрим изменения в законодательстве Российской Федерации в 2018 году: организацию, порядок проведения, кассовые документы, а также лимит остатка в кассе.

На кого распространяется порядок ведения кассовых операций?

Указанием Центрального банка РФ были введены новые правила ведения кассовых операций. При этом формы ведения кассовых документов не претерпели изменений.

Больше всего изменения коснутся индивидуальных предпринимателей. И, несмотря на то, что ИП придется поменять привычный режим работы, для них это с лихвой окупится упрощением ведения кассовых операций.

Помимо индивидуальных предпринимателей, изменения коснутся предприятий и организаций. В частности, нововведения повлияют на бухгалтерский учет.

Очень важно чтобы индивидуальные предприниматели своевременно ознакомились с обновленными правилами ведения кассовых операций, во избежание штрафных санкций.

Организация и ведение кассовых операций в 2018 году

Как уже отмечалось выше, с июня 2014 был введен новый порядок ведения кассовых операций. Этот порядок условно можно разделить на две части:

1. Обычный (для юридических лиц, кроме банков).
2. Упрощенный (для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий).

Кассовые операции допустимо производить только в кассе. Ответственным лицом за проведение таких операций является кассир. В случае если на предприятии несколько кассиров, то назначают старшего кассира.

Проводить кассовые операции имеет право лично руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Подписывает кассовые документы бухгалтер (главный бухгалтер). При отсутствии бухгалтера на предприятии документы подписываются кассиром и руководителем.

Кассовые операции, которые проводит лично руководитель предприятия, не нуждаются в дополнительных подписях.

С 2015 года разрешено вести кассовые операции при помощи программно-технических средств.

Изменения произошли в ведении кассовых операций в обособленных подразделениях. Под обособленным подразделением следует понимать любое подразделение фирмы (по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место).

Для таких подразделений введен лимит остатка наличных средств и ведение собственной кассовой книги. Листы кассовой книги теперь в одном экземпляре. Их не нужно сдавать на следующий день в главный офис.

Кассовые документы в 2018 году

Существенных преобразований в сфере кассовых документов не произошло. Кассовая книга, приходные и расходные ордера, а также ведомости не изменились. Все ранее унифицированные формы продолжают использоваться. Заполнение этих документов следует производить с учетом нововведений.

Индивидуальные предприниматели, в соответствии с новым порядком ведения кассовых операций, освобождаются от ведения следующего перечня документов:

• кассовая книга;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера.

ИП ведут налоговый учет доходов и физических показателей, характеризующих их вид деятельности.

Для ведения кассовой документации теперь можно выбирать электронный или бумажный носитель.

Кассовые документы имеет право оформлять приходящий бухгалтер (физическое лицо, которое работает по договору на оказание услуг).

Обособленные подразделения предприятия теперь по-новому передают листы кассовой книги. Копия листа книги (которая заверяется руководителем подразделения) передается в порядке, который был установлен самим юридическим лицом. То есть, листы кассовой книги можно сдавать один раз в год — при подготовке финансовой или бухгалтерской отчетности.

Ошибки в кассовых документах (на бумажных носителях) теперь можно исправлять, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров.

Основные нововведения следующие:

• допускается ведение кассовой документации в электронном виде с использованием электронной подписи;
• бумажные экземпляры кассовой книги и ордеров (приходного и расходного) не требуются при наличии электронных документов;
• исправлять ошибки в электронных документах нельзя (подписанный документ с ошибкой удаляется, а вместо него заполняется новый);
• второй лист кассовой книги больше не актуален;
• единый приходный ордер теперь можно оформлять на бланке строгой отчетности;
• собственная запись руководителя о сроках и суммах не требуется;
• не ведется реестр депонированных сумм (но в зарплатных ведомостях эта графа сохраняется);
• получатель может вписывать сумму прописью по расходному ордеру;
• кассовую книгу не заполняют, если в какой-либо день наличные расчеты не производились.

Кассир ставит штамп и свою подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру. Кассиры могут теперь передавать деньги без расходного ордера на основании книги учета наличных средств.

Лимит остатка кассы в 2018 году

В 2015 году изменен лимит остатка кассы. Новая формула расчета лимита наличных денежных средств не привязывается к поступлениям в кассу. Организация имеет право вести расчет исходя из суммы расходов или выручки.

Лимит кассы является обязательным, кроме малых и микропредприятий. Он устанавливает объем средств, которые могут свободно храниться в кассе. Предприятия и организации имеют право лично вводить определенный лимит. Если лимит не был введен, он считается нулевым. Вся оставшаяся сумма в конце дня вносится на счет в банке.

Формулу расчета лимита в кассе регламентируется новым положением. Предприятие может выбрать одну из двух предлагаемых формул расчета:

1. Расчет производится по наличной выручке (по поступлениям от товара, услуги и прочего).
2. Расчет производится на основе объема выданных денежных средств.

При наличии обособленных подразделений, общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для подразделения.

То есть, величину лимита можно распределять между обособленными подразделениями.

Лимит кассы обособленного подразделения устанавливается ответственным распорядительным документом.

Первая формула расчета лимита кассы выглядит так:

L = V / P x Nc , где:
L — лимит в рублях;
V — объем выручки в наличных денежных средствах;
Р — расчетный период, количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных денежных средств (но не более 92 рабочих дней для юр. лиц).
Nc — период времени между сдачей в банк выручки: 1-7 рабочих дней (если же банка поблизости нет-то до 14 дней).

Вторая формула расчета лимита кассы — L = R / P x Nc , где:

R — объем выдачи наличных (без учета сумм выплачиваемых зарплаты, стипендий или других выплат работникам).

Лимит кассы для малых и микропредприятий

В указании Банка РФ № 320-У от 11.03.2014 года сказано, что все малые и микропредприятия освобождены от обязательного установления лимита кассы. А это означает, что данные виды предприятий вправе хранить в кассе любые суммы.

Критерии отнесения к микро и малым предприятиям следующие:

Для микропредпритий:

• предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 120 млн;
• среднесписочная численность работников за предшествующий год - 15 человек.

Для малых предприятий:

• предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 800 млн;
• среднесписочная численность работников за предшествующий год - 100 человек.

По этим критериям индивидуальные предприниматели относятся к микро или к малым предприятиям, следовательно для индивидуальных предпринимателей не обязательно вводить лимит кассы.

Выдача денег из кассы под отчет

Подотчетными лицами называются работники, которым из кассы предприятия выдаются деньги для оплаты каких-либо производственных услуг или покупки товаров для внутренних нужд.

С 19 августа 2017 года деньги под отчет выдаются сотруднику на основании внутреннего документа. Причем форма и название этого документа Центробанком никак не регламентируется. Т.е. составлять его надо в произвольной форме, указав в нем, согласно п.6.3 Указаний банка России от 11.03.2014 в новой редакции, следующие данные:

• ФИО лица, которому выдаются наличные средства;
• сумма наличных денег;
• срок, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя и дата.

До 19.08.2017 года деньги должны были выдаваться только на основании заявления работника.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257