Порядок ведения кассовых операций устанавливается для всех субъектов хозяйствования, вне зависимости от их организационно-правовой формы. Из данной статьи вы сможете узнать, как осуществляются кассовые операции в 2016-2017 году.
Стоит выделить следующие основные правила ведения кассовых операций:
- Юридические лица обязаны устанавливать лимит остатка кассы.
- Денежные средства в кассе, превышающие установленный лимит, должны сразу же быть сданы в банк.
- Каждая операция по кассе должна быть оформлена соответствующими кассовыми документами.
- Наличные расчеты между юр. лицами не должны превышать ста тысяч рублей.
- Кассиры обязательно должны вести кассовые книги и заполнять кассовые отчеты.
Рассмотрим эти правила более подробно.
Кассовый лимит
В каждой организации должен быть установлен лимит кассы. Он представляет собой максимально допустимую сумму наличных средств, которая может оставаться в кассе компании на конец каждого трудового дня. Сверхлимитная наличность должна сдаваться в кредитные организации.
Данный лимит управляющий организации устанавливает самостоятельно. При расчете лимита он должен учитывать размер выдач и поступлений наличности.
Необходимо отметить, что предприниматели и компании – субъекты малого бизнеса, при ведении кассы могут не устанавливать кассовый лимит.
Если у компании есть филиалы, для них также должен быть установлен лимит кассы.
Подробнее о расчете лимита кассы можно узнать из .
Превышение кассового лимита
Суммы наличности, накопленные в кассе сверх установленного лимита, должны сдаваться в кредитные организации.
Однако есть ситуации, при которых лимит может быть превышен на законных основаниях:
- Выходные и праздничные нерабочие дни (если компания в эти дни проводит кассовые операции);
- Дни различных выплат сотрудникам.
Кассовая документация
Если деньги поступают в кассу, должностной сотрудник должен оформить ордер по приходу, а если наличность выдана из кассы – ордер по расходу.
Данные документы оформляет либо бухгалтер, либо кассир, либо иной должностной работник, в чьи обязанности входит составление данных документов.
Предприниматели, вне зависимости от выбранного режима обложения налогами, могут не выписывать кассовые документы. Однако они обязательно должны вести учет своих расходов и доходов.
Прием наличности
Прием средств в кассу должен сопровождаться оформлением приходника. Когда кассир получает данный ордер, он должен проверить:
- Имеется ли подпись бухгалтера или главного бухгалтера (в крайнем случае, управляющего компании) и сверяет эту подпись с образцом;
- Соответствуют ли сумма указанная цифрами сумме указанной прописью;
- Есть ли необходимые подтверждающие документы.
Когда кассир принимает деньги, он должен их пересчитать. При этом лицо, которое вносит наличность в кассу, должен обязательно следить за действиями кассира.
Как только кассир пересчитает деньги, он должен сверить полученную сумму с суммой, указанной в приходнике. Если все сошлось, он подписывает ордер, проставляет на квитанции штамп и передает данную квитанцию лицу, внесшему средства.
Бланк и образец приходного кассового ордера можно найти в .
Выдача денег
Когда осуществляется выдача денег из кассы, оформляется ордер по расходу. Когда кассир его получает, он должен проверить:
- Есть ли на нем подпись ответственного сотрудника (бухгалтера, главного бухгалтера или директора компании), и сходится ли она с образцом;
- Соответствие сумм цифрами и прописью.
Когда кассир будет выдавать деньги, он должен проверить, имеются ли у получателя документы, указанные в расходнике. Также, он обязан проверить получателя по документу, удостоверяющего его личность. Выдавать наличность лицу, не указанному в ордере, нельзя.
Как только кассир подготовит необходимую сумму, он должен передать ордер получателю для того, чтобы тот поставил свою подпись. После этого кассир пересчитывает деньги так, чтобы получатель имел возможность следить за его действиями. После того, как наличность была выдана, кассир подписывает расходник.
Бланк и образец расходного кассового ордера можно найти в .
Расчет наличными средствами
Существует не только кассовый лимит, но и лимит расчетов наличностью между юридическими лицами. Данный лимит составляет сто тысяч рублей в пределах одного контракта. То есть, если у партнеров сумма по одному договору составляет четыреста тысяч рублей, сто тысяч можно уплатить наличностью, а остальные – перевести на банковский счет.
С физическими лицами расчеты в безналичной форме можно производить без каких-либо ограничений.
Ведение кассовой книги
Организации, при осуществлении своей деятельности обязательно должны заполнять кассовую книгу. ИП при ведении учета своих расходов и доходов имеют право этого не делать.
Она нужна для фиксации поступлений и выдач наличности.
В течение каждого трудового дня кассир вписывает в книгу каждую выдачу денег и каждое поступление. На конец дня подсчитывается остаточная сумма в кассе.
Контролем за ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо управляющий компании.
Подробнее о ведении кассовой книги читайте в .
Законодательная основа
Положением о кассовых операциях в 2016-2017 году является Положение Банка России №18. Оно определяет все правила кассовой дисциплины, порядок ведения операций по кассе.
Изменения, произошедшие в 2016-2017 году
В 2016 году порядок ведения кассовых операций несколько изменился:
- Все юридические лица должны начать использовать обновленную кассовую технику, в которой вся необходимая информация собирается в автоматическом режиме, и в режиме онлайн отправляется в налоговую инспекцию.
- При использовании такой техники чеки подготавливаются в электронном формате и высылаются клиентам на их электронную почту.
- Если организация использует кассу, у которой срок регистрации еще действителен (общий срок использования составляет менее семи лет), она может ей пользоваться до конца срока, и только после этого перейти на новую технику.
- Для всех юр. лиц появилось ограничение на хранение наличности: каждый день, наличность, превышающую установленный лимит, нужно сдавать в кредитные организации.
- Для предпринимателей процесс ведения кассовой отчетности и документации стал более простым. Им больше не нужно выписывать ордера, как по приходу, так и по расходу. Также, они имеют права не устанавливать для себя лимиты по кассе. Если организация является субъектом малого бизнеса, она может осуществлять свою деятельность на таких же льготных условиях, как и предприниматели.
Вступили в силу 1 июня 2014 года. Новый порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания). Этот документ во многом повторяет прежние (отмененные с 1 июня 2014 года) правила ведения кассовых операций, установленные Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». Но есть и нововведения.
Кому стало проще
Порядок ведения кассовых операций упрощен для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства.
Кто относится к субъектам малого предпринимательства
Под понимаются юридические лица, отнесенные к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.
Критерии отнесения компании к малому или микропредприятию перечислены в статье 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Это, в частности, показатели:
- средней численности работников за предшествующий календарный год. Для малых предприятий она не должна превышать 100 человек ;
- выручки от реализации без учета налога на добавленную стоимость или балансовой стоимости активов . За предшествующий календарный год не должна превышать 400 млн. руб . (постановление Правительства РФ от 09.02.2013 № 101).
Что упрощено
Только для ИП . Предприниматели могут не вести кассовую книгу , если они обязаны вести книгу учета доходов и расходов по определенному виду деятельности в соответствии с законодательством о налогах и сборах (абз. 9 п. 4.6 Указаний).
Книги учета доходов и расходов должны вести предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы:
- единый сельскохозяйственный налог (п. 8 ст. 346.5 НК РФ);
- упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ);
- патентную систему налогообложения (ст. 346.53 НК РФ).
Формы приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги
В проекте Указаний были предусмотрены новые формы приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег, расчетно-платежной и платежной ведомостей.
В утвержденном варианте Указаний новых форм нет. Перечислены прежние номера форм названных документов по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 01193. Но сама ссылка на этот классификатор исключена.
Оформление документов по кассе
Приходный и расходный кассовые ордера, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег можно оформлять на бумаге или в электронном виде.
Исправления . В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера), допускается внесение исправлений.
Исправительные записи должны содержать дату, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. А вот исправить документы, оформленные в электронном виде, после их подписания нельзя.
Защита электронных документов . Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Выдача денег под отчет
К числу подотчетных лиц, кроме работников, отнесены и лица, выполняющие работы или услуги на основании гражданско-правового договора (п. 5, 6.3 Указаний).
Для получения денег подотчетник должен написать заявление в произвольной форме (п. 6.3 Указаний).
Заявление должно содержать сведения о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя, дату (п. 6.3 Указаний):
- истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
- выхода на работу по возвращении из командировки.
Проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Изменения в оформлении депонента
По прежним правилам ведения кассовых операций при депонировании сумм заработной платы или других выплат работникам нужно было составлять реестр депонированных сумм. Этот документ оформлялся в произвольном виде, но должен был содержать ряд обязательных реквизитов.
В новом порядке ведения кассовых операций отсутствует указание на необходимость оформлять реестр. Следовательно, реестр депонированных сумм вести необязательно .
Основным нормативным документом, непосредственно регулирующим операции по хранению и расходованию денежных средств в кассах организаций, в настоящее время является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком. Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. На него возлагается ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком. Затем с кассиром в обязательном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях, не имеющих в штатном расписании должности кассира, обязанности последнего может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с этим работником договора о материальной ответственности.
Самовольная передача кассиром своих обязанностей другому лицу запрещена. В случае внезапного оставления кассиром работы (например, по болезни) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
Порядок обязывает руководителей предприятий создать на предприятии условия, обеспечивающие сохранность наличных денежных средств. Во-первых, необходимо обеспечить сохранность денег в помещении кассы, для чего оно оборудуется в соответствии с требованиями, изложенными в порядке, например, помещение кассы должно быть изолировано, иметь капитальные стены и специальное окошко для выдачи денег, иметь сейф для хранения денег и ценностей, оснащено охранной сигнализацией и др. Во-вторых, обеспечить сохранность денег при доставке их из банка и сдаче в банк, например, предоставить кассиру охрану, транспортное средство и др. В последнем случае существенную помощь ей могут оказать организации, оказывающие услуги инкассации.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.
Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены согласованные с Минфином России унифицированные формы первичной учетной документации, вступившие в действие с 1 января 1999 г.: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
При поступлении в кассу приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов кассир обязан проверить:
Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
Правильность оформления документов;
Наличие перечисленных в документах приложений.
Все приходные и расходные ордера подлежат обязательной регистрации в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (ф. № КО-3). По общепринятому правилу нумерация расходных и приходных кассовых ордеров начинается с начала каждого года с порядкового номера 1 (один) и до окончания года ведется в порядке возрастания номеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости по оплате труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (ф. № КО-4), в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Кассовая книга играет роль регистра аналитического учета кассовых операций.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В бухгалтерии проводят бухгалтерскую обработку отчета
кассира, которая заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банкам с соответствующими выписками банка по расчетному счету.
Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом. В этом случае листы кассовой книги формируются в виде распечатки «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка
«Отчет кассира». Обе распечатки должны:
1. Составляться к началу следующего рабочего дня;
2. Иметь одинаковое содержание;
3. Включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Листы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года. Распечатка «Вкладной лист кассовой книги» должна содержать информацию об общем количестве листов кассовой книги за каждый месяц, а также в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
После получения распечаток «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
По окончании календарного года распечатки «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.
В настоящее время существуют ограничения на расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами. Согласно указанию Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке между юридическими лицами составляет 60 000 рублей. Согласно совместному письму Министерства по налогам и сборам и Центрального банка РФ предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
При работе с наличными организации обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (лимит остатка в кассе, лимит расчетов и т.д.) и документального оформления операций. Все о кассовой дисциплине в 2018 году, порядке ведения кассовых операций и изменениях вы узнаете из этой статьи.
Порядок ведения кассовых операций в 2018 году
Порядок ведения кассовых операций утверждает Центробанк. Основные положения отражены в указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но в прошлом году Банк России внес очередные поправки в порядок (указание от 19.06.2017 № 4416-У), упрощающие работу. Больше не нужно оформлять заявления для выдачи денег под отчет и расходники при возврате денег клиентам. Расскажем о новом порядке работы подробнее.
Сохранность наличных при ведении кассовых операций, хранении, перевозке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных, организация или ИП определяют самостоятельно (п. 7 Указания ЦБ № 3210-У). Прописать порядок ведения кассовых операций можно в отдельном положении (скачать образец можно по ссылке ниже).
По общим правилам за кассовые операции отвечает кассир. Но это может быть и любой другой сотрудник, если такие обязанности не него возложил руководитель. Также обязанности кассира может на себя может взять главбух или даже директор, если численность организации небольшая.
Справка
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации 2018 утвержден указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (с последними изменениями, внесенными указанием от 19.06.2017 № 4416-У и вступившими в силу с 19 августа 2017 г.).
Лимит кассы в 2018 году
В организации в обязательном порядке должен быть установлен кассовый лимит. Это допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы необходимо сдавать в банк.
Лимит кассы организация определяет самостоятельно исходя из особенностей деятельности и объема поступлений и выдачи наличных.
Обратите внимание
Организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания № 3210-У).
В кассе организации должна оставаться такая сумма, которая не превышает лимит. Сумму компания устанавливает самостоятельно, а рассчитать ее можно с помощью следующей формулы:
Лимит кассы = Сумма наличной выручки: Расчетный период от 1 до 92 дней × Интервал между днями, когда деньги сдают в банк
За расчетный период необходимо брать любой интервал времени - от 1 до 92 дней (п. 1 Указаний № 3210-У). Периодичность сдачи наличных в банк, можно вычислить исходя из:
- условий договора с банком;
- числа дней между инкассациями;
- промежутка между днями, когда деньги сдают в банк.
Рассчитанную сумму лимита можно округлить до рублей. Налоговики разрешают это (письмо ФНС от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116).
Пример
Магазин компании в г. Москве работает в круглосуточном режиме. За один день наличная выручка составляет 165 тыс. руб., в период с 1 по 31 октября (31 день) выручка составила 4 000 000 руб. Компания инкассирует деньги в банк раз в три дня. Поэтому лимит кассы должен составлять не более 387 096, 77 руб. (4 000 000: 31 дн. × 3 дн.)
Если компания только открылась, то лимит рассчитывают исходя из предполагаемой выручки (п. 1 Приложения к указанию № 3210-У). А вот сообщать банкам, какой у организации лимит кассы, не надо. Его утверждает руководитель организации приказом (см. образец). Причем планку наличности в кассе он может установить на любой период (письмо Банка России от 15.02.2012 № 36-3/25).
Лимит кассы обособленных подразделений в 2018 году
Если компания имеет подразделения, то лимит остатка в кассе надо определить для каждого из них отдельно. Рассчитать его надо в зависимости от того, куда подразделения сдают наличность.
Если подразделение вносит деньги на расчетный счет, минуя кассу головной организации, то лимит у него должен быть свой, но с учетом лимита остатка других подразделений и основной организации. Тогда лимит определить необходимо отдельно для:
- головной организации;
- обособленных подразделений.
Если подразделение открыто совсем недавно, и пока объем его выручки не известен, то можно использовать формулу определения лимита исходя из предполагаемого дохода (п. 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Если подразделения сдают наличную выручку в кассу головной организации, то надо определять для них общий лимит - в совокупности по головной организации и всем подразделениям (абз. 5 п. 2 указаний № 3210-У).
Лимит остатка наличных денег в кассе предприятия 2018 при отсутствии наличной выручки
Компаниям, которые ведут только безналичные расчеты с контрагентами, определить лимит необходимо из объема выданных наличных денег. За исключением тех сумм, которые сняты со счета для выдачи зарплаты, стипендии и других вознаграждений работникам.
Формула расчета лимита кассы следующая:
Лимит остатка наличных денег при отсутствии наличной выручки = Суммы выданных средств за расчетный период: Расчетный период (не более 92 рабочих дн.) × Период времени между днями получения денег в банке (не более 7 (14) рабочих дн.)
Расчетный период при этом надо брать произвольный. Например, это может быть объем выручки за прошедший квартал или аналогичный период прошлого года и т.п. Однако расчетный период не должен превышать 92 календарных дней - это основное условие. Если рабочий график - 7дней в неделю, то есть без выходных и праздников, то их тоже следует включить в расчет.
Порядок ведения кассовых операций в 2018 году: лимит расчета наличными
Если контрагенты платят за товары или услуги наличными в кассу, то эта сумма не должна превышать допустимый предел. Он составляет 100 тыс. рублей по каждому из договоров (п. 6 указаний от 07.10.2013 № 3073-У). Например, если стоимость контракта - 280 тыс. рублей, то заплатить наличными контрагент может не более 100 тыс. рублей, остальные - 180 тыс. рублей ему необходимо перечислить на расчетный счет организации.
Обратите внимание
Если контрагент может вносить деньги только наличными, то оформляйте договоры строго по 100 тыс. рублей. Ведь компания не ограничена в количестве заключаемых контрактов.
При расчетах с "физиками" все проще, верхнюю границу наличности можно не соблюдать.
Кассовая дисциплина 2018: ключевые правила ведения кассовых операций
Прием наличных в кассу . После того как кассир получил приходник, он должен проверить наличие подписи главбуха и сумму цифрами и прописью. Затем требуется пересчитать деньги, которые вносит контрагент. Причем сделать это надо в его присутствии, пересчитав наличные поштучно.
Если сумма наличности совпадает с данными по ордеру, то кассир ставит печать на квитанции и отдает контрагенту, который внес в кассу деньги.
Подшивку приходников кассир выполняет строго по правилам, которые устанавливает сама компания. Но хранить приходно-кассовые ордера требуется строго 5 лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Все поступления компания должна оформлять приходниками по форме КО-1 (утв. постановление Госкомстат РФ от 18.08.1998 № 88), а выдачу денег - расходниками по форме КО-2. Эти документы также может оформить кассир, но подписать их должен главный бухгалтер или руководитель организации.
Пример заполнения приходного кассового ордера при получении денег от организации (форма КО-1)
Выдача наличных из кассы . Деньги из кассы нужно выдавать строго по расходникам, этот документ кассир также проверяет: смотрит подпись главбуха и суммы. Получателя денег надо идентифицировать по реквизитам паспорта либо иному документу, который подтверждает его личность.
После того как кассир подготовил деньги, расходник должен подписать получатель, например клиент при возврате наличных за товар. Деньги также может получить и представитель по доверенности. В этом случае следует сверить реквизиты доверенности и паспортные данные получателя, а также сведения, которые внесены в расходно-кассовый ордер. Если все данные совпадают, то наличные можно выдать, а саму доверенность приложить к расходнику.
При приеме головной организацией денег от своего подразделения также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных "обособке" каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания ЦБ).
Пример заполнения расходного кассового ордера при выдаче денег организации (форма КО-2)
Выдача зарплаты из кассы . Выдавать деньги из кассы в счет зарплаты надо строго по расчетно-платежным ведомостям - форма Т-49 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), платежным ведомостям - форма Т-53 и составлять единый расходник. Причем в таком расходнике не требуется отражать Ф.И.О., паспортные данные сотрудников, получивших зарплату. Но за получение наличных они должны расписаться в ведомости. Но если в день выплаты кто-то из работников не смог получить деньги, то напротив его фамилии следует поставить отметку «депонировано» . В этом случае наличные требуется сдать в банк на расчетный счет.
Выдача наличных под отчет . Деньги из кассы вы можете выдать работнику на основании распоряжения или приказа директора. С 19 августа 2017 года брать у сотрудника заявления теперь не надо (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Главное проверьте, чтобы в распоряжении была сумма и срок, на который работник получает деньги.
Затем оформите расходник и после поштучного пересчета наличности отдайте деньги работнику. В РКО он должен поставить отметку, что наличность получил.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2018 году
Штрафы за несоблюдение лимита кассы . Наличность сверх лимита надо регулярно сдавать в банк, иначе контролеры оштрафуют компанию от 40 до 50 тыс. рублей. Причем ответственность может понести и руководитель - от 4 до 5 тыс. рублей (ст. 2.4, 15.1 КоАП РФ).
Если организация малая или лимит нарушил ИП, то контролеры вполне могут заменить штраф предупреждением. Но только если выполняются условия:
- нарушение первичное;
- никому не причинен ущерб;
- нет угрозы техногенных или природных ситуаций;
- нет угрозы жизни и здоровью населению (ст. 4.1, 4.1.1 КоАП РФ).
Также есть случаи, когда наличных в кассе может быть больше лимита. Во-первых, в дни зарплаты. Деньги для такого случая можно хранить в кассе до пяти рабочих дней. Во-вторых, в выходные или праздничные дни, но только если компания работает.
Штрафы за несколько нарушений . Налоговики выпишут отдельные штрафы за одинаковые нарушения, которые допустили сразу несколько подразделений. Сколько нарушений - столько и штрафов (письмо ФНС от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).
Каждое подразделение ведет отдельную кассовую книгу и приходует наличную выручку. Компанию оштрафуют на 50 тыс. рублей, если она не оприходует наличную выручку в кассу, не ведет книгу и пр. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Оплошность каждого подразделения - отдельное нарушение. За каждое положен штраф (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Инспекторы выпишут протокол в каждом филиале, и по каждому потребуется заплатить штраф. Например, если три магазина не оприходовали выручку, штраф - 150 тыс. рублей (50 тыс. × 3).
Малые и средние компании вправе заменить штраф на предупреждение. Избежать штрафа можно только за нарушение, которое организация совершила впервые.
Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что компания вправе отменить штраф по нескольким правонарушениям филиалов. Если постановления налоговики выписали в один день и они не вступили в силу, то можно отменить все штрафы (письмо ФНС России от 08.12.2016 № ОА-4-17/23483@). Если постановления вступали в силу в разное время, то заменить на предупреждение получится только один штраф - из самого первого документа.
Если же все филиалы находятся в разных регионах, то выписывать штраф будут местные налоговики. Заменять его на предупреждение будет местная инспекция. Налоговики из другой инспекции, которые оштрафовали остальные филиалы, просто не узнают о штрафе. Поэтому можно заменить все штрафы на предупреждение.
Частые нарушения кассовой дисциплины
- работа с наличными
- не оприходовали наличные
- превысили лимит расчетов наличными в 100 тыс. рублей по сделке
- нет кассовой книги в подразделении
- вернули наличными деньги за товар, оплаченный картой
- работа с ККТ
- в чеке меньшая сумма
- компания не использовала кассу
- касса не соответствует требованиям или не зарегистрирована
