Первичные документы для расчетов по оплате труда. Первичные и сводные документы по учету труда и оплаты

Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

унифицированными формами;
самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Правила составления первичных документов

Рассмотрим далее первичные документы по заработной плате, которые необходимо использовать при учете расчетов с сотрудниками. В статье будут приведены унифицированные формы. Их можно переработать в соответствии с нуждами бухгалтерии предприятия, оставив в любом случае обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной деятельности;
величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.

Первичные документы по заработной плате могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью. Подробнее об этом читайте в статье .

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. По ссылке можно ознакомиться с примером заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

Следующий блок первичных документов по учету заработной платы:

расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
расчетная ведомость (форма Т-51);
платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

Не знаете свои права?

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Образец платежно-расчетной ведомости представлен по ссылке .

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. вы найдете пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке .

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. пример заполнения ведомости.

Лицевые счета работников

На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

С образцом лицевого счета сотрудника можно ознакомиться по ссылке .

Расчетные листки

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
приказы на выплату премий и бонусов;
листки нетрудоспособности;
заявления и приказы на командировки;
заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Сущность объекта учета, документальное оформление трудовых отношений

Учет труда и его оплаты

Оплата труда (заработная плата) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты.

Выплата заработной платы обычно производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться в иных формах, не противоречащих законодательству РФ.

Внутриорганизационные документы, регулирующие вопросы оплаты труда:

коллективные договоры или соглашения;

локальные нормативные акты;

трудовые договоры (ст. 135 ТК РФ).

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).

Локальный нормативный акт – это документ, содержащий нормы трудового права, разрабатываемый работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями и действующий внутри организации.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

Трудовой договор является главным документом, определяющим порядок оплаты труда работников.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 6.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № T-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством РФ, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 – только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия и базой для которых является фонд оплаты труда. Это в первую очередь отчисления в фонды социального страхования и обеспечения.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 7

Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее - ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.

Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.

Наименование документа	Нормативный акт	Цель создания документа	Срок хранения документа
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ЛНА)	Статья 189 ТК РФ	Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя	Постоянно
2. Положение о защите персональных данных работников (ЛНА)	Статья 86 ТК РФ	Регламентирует порядок обработки персональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника)	Постоянно
3. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании (ЛНА)	Статья 135 ТК РФ	Установка системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования	Постоянно
4. Инструкция (Положение) по охране труда (ЛНА)	Статья 212 и другие статьи разд. Х ТК РФ	Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стандартов безопасности труда	Постоянно
5. Журнал учета инструктажа по технике безопасности	Статьи 214, 225 и другие статьи разд. Х ТК РФ	Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда	10 лет
6. Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку и т.д. - унифицированные формы)	Статьи 68, 72.1, 84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) и т.д.	Применяются для учета работников и рабочего времени	Постоянно
7. Трудовые договоры	Раздел III ТК РФ	Регламентируют трудовые отношения, возникшие между работодателем и работником	75 лет
8. Должностные инструкции (могут являться приложением к трудовому договору или самостоятельным документом)	Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6	Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности	Постоянно
9. Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)	В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии	5 лет
10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)	В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом	75 лет
11. Трудовые книжки	Статья 66 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек), Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225	Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	До востребования работником
12. Штатное расписание (форма N Т-3)	Статья 57 ТК РФ	Приведение в соответствие с уставом организации ее структуры, штатного состава и численности работников	Постоянно
13. Табель учета рабочего времени (формы N Т-12, N Т-13)	Часть 3 ст. 91 ТК РФ	Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду	5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет
14. График отпусков (форма N Т-7)	Статья 123 ТК РФ	Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков	1 год
15. Личная карточка работника (форма N Т-2)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника	75 лет
16. Расчетно- платежная (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации	5 лет. При отсутствии лицевого счета (форма N Т-54) - 75 лет
17. Лицевой счет (форма N Т-54)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года	75 лет
18. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска	5 лет
19. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора	5 лет
20. Командировочное удостоверение (форма N Т-10)	Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749)	Подтверждает срок пребывания работника в командировке	5 лет после возвращения из командировки
21. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)	Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749)	Определяется цель командировки работника	5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет
22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н	Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	5 лет
23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н	Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	5 лет
24. Расчетный листок	Статья 136 ТК РФ	Информирует каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате	Выдается работнику при выплате заработной платы

Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.

Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации - положение об аттестации работников.

Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:

списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;

списки работников, уходящих на льготную пенсию;

инструкции по охране труда по профессиям;

журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.

При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.

Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.

При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).

Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.

Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".

Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:

"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".

И.Каганова

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым . поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету заработной платы. действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда ";
Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
Т-53 Форма "Платежной ведомости";
Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
Т-54 Форма "Лицевого счета";
Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору. заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости . В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты. если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007) >>>

Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) (ОКУД 0301008) >>>

Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49) (ОКУД 0301009) >>>

Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51) (ОКУД 0301010) >>>

Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53) (ОКУД 0301011) >>>

Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а) (ОКУД 0301050) >>>

Лицевой счет (Унифицированная форма N Т-54) (ОКУД 0301012) >>>

Лицевой счет (свт) (Унифицированная форма N Т-54а) (ОКУД 0301013) >>>

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) (ОКУД 0301051) >>>

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61) (ОКУД 0301052) >>>

Читайте также: Релятивистское сокращение длины

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73) (ОКУД 0301053) >>>

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы >>>

Первичные документы по учету труда и заработной платы

Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями.

Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации:

О выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически;

Об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;

О производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;

О начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.

Управление трудом и расходами на заработную плату требует, чтобы информация об отклонениях фактических значений показателей от плановых выдавалась с указанием причин и виновников.

Основой получения всей необходимой информации для управления является первичный учет численности, отработанного времени и выработки рабочих. Только эти данные подает первичный учет, все остальные формируются расчетным путем на их базе.

Учет личного состава и численности работников

Основными нормативными документами, регулирующими организацию первичного учета личного состава, численности работников и учета использования рабочего времени, являются:

Приказ Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОТНИ-КОВ" (далее - Приказ № 286)

Приказ Государственного комитета статистики украины № 489 от 05.12.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ТРУДА" с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Государственного комитета статистики Украины от 25 декабря 2009 года № 496 (далее приказ № 489).

Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются:

П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";

П-2 "Личная карточка работника";

П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".

П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".

П-5 "Табель учета использования рабочего времени". П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника". П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".

Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам.

Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4. В приказах указывается на какую работу и с какого времени зачисляется работник, условия его оплаты (оклад, сдельная или почасовая, разряд), табельный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.

По нашему мнению, в приказе о приеме на работу (форма № П-1) в строке "фамилия, имя, отчество" стоит отбивать (через запятую или в скобках) его идентификационный номер, к которому следует применять во всех случаях (в формах учета) вместо реквизита "табельный номер".

При приеме на сезонную или временную работу указывается, на какой срок принимается работник.

При приеме на работу, перемещении и увольнении материально-ответственного лица в приказе должны быть указаны порядок и сроки передачи им материальных ценностей другому материально-ответственному лицу. Такие приказы должен подписывать главный бухгалтер предприятия. С принятием на работу с работником заключают договор о материальной ответственности.

Инструкцией № 286 (п. 1.8) предусмотрены следующие показатели определения количества работников и порядок их исчисления:

1. среднеучетное количество штатных работников

2. общее количество работников

3. среднего количества всех работников в эквиваленте полной занятости Первый применяется для определения используется для определения количества занятых работников по сферам экономической деятельности и ведения наблюдения за изменениями мобильности рабочей силы. Его Суть определения заключается в том, что занятый работник учитывается только один раз (по месту основной работы), независимо от срока трудового договора и продолжительности рабочего времени.

Второй используют для оценки занятости на микроуровне (предприятие). В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам.

Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.

Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников. Такой учет целесообразно вести в книге (ведомости) по форме, приведенной в табл. 6.1. Отработанное работниками предприятия определяется табельным учетом.

Читайте также: Как рассчитать зарплату за неполный месяц

Учет личного состава работников предприятия ведется отделом кадров предприятия.

При устройстве на работу работники обязаны подавать трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника. Подробнее учет трудовых книжек описаны в пит. 2.3 данного пособия.

С целью ведения учета личного состава работников предприятия состоят: личная карточка (типовая форма № П-2) и личный листок по учету кадров.

Значение и задачи учета труда и его оплаты

Основанием для начисления заработной платы являются первичные документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию.

Это приказ о приеме на работу по условиям договора, в котором указывается должность, форма оплаты, условия премирования, особые условия.

Договор подряда или поручения. Штатное расписание. Документы, поступающие из производства – табель учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды на работу, акты- приемки по договорам подряда, заявление и приказ на отпуск, карты санаторно-курортного лечения, заявления на льготы по подоходному налогу. Утвержденные руководством предприятия документы по системам и формам оплаты труда на этом предприятия по Учетной политике, положения о премировании. Документы, поступившие от сторонних организаций – исполнительные листы, кредитные обязательства. Требования уплаты страховых взносов, решения органов опеки.

В обязанности отдела бухгалтерии по учету труда входят следующие обязанности:

Ø своевременно начислять по поступившим первичным документам заработную плату, премии, дотации, пособия по социальному страхованию, отпускных;

Ø производить расчет удержаний;

Ø начислять и перечислять в бюджет налоги, средства взносов во внебюджетные фонды;

Ø получать денежные средства на оплату из банка и их выдачу (при условии отсутствия кассира);

Ø подготавливать отчетные документы по труду и заработной плате;

Ø вести учет труда и заработной платы.

При приеме на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер, открывается личный лицевой счет форма №Т-54, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица.

На основе первичных документов, подтверждающих выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы и других выплат работнику.

В лицевой карточке ф. № Т – 54 отражаются все начисления и доходы, затем эти данные переносят в платежную ведомость ф. № Т – 53 или в расчетно-платежную ведомость ф. № Т- 49.Результаты расчетов переносятся в налоговую карточку работника. Это так называемый текущий первичный учет совокупного дохода работника и удержаний налогов с него.

По окончанию года лицевых счета и налоговые карточки сдаются в архив.

При проведении работы по начислению заработной платы бухгалтер должен определить источник, и отнести затраты по оплате труда на соответствующий счет.

Отнесение затрат на себестоимость по оплате труда должно соответствовать правилам их отнесения по Положению о составе затрат на производство и реализацию продукции (статья Затраты по заработной плате) с указанием корреспонденции счетов по учету этих затрат.

Затраты по оплате труда на производство относятся в дебет счетов 20,23, 25, 26, 44, 90.

При начислении средств на оплату из фондов предприятия (фонд потребления), производят выплаты в виде премий, материальной помощи. Затраты по этим начислениям отражаются в дебете счетов 96.

При формировании Учетной политикой счета 96 «Резервы предстоящих платежей и расходов» производятся выплаты очередных отпусков, тогда в дебете этого счета списываются суммы начисленных отпускных.

Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, пособий на погребение производится из средств Фонда социального страхования. Обычно предприятию предоставляется право использовать на собственные нужды до 75% начисленных для этих целей взносов. Остаток суммы в течение месяца подлежит возврату в фонд вместе с остальными 25%. Суммы, использованные на выплаты пособий, списываются дебетовыми проводками со счета 69-1 "Взносы в фонд социального страхования".

Пособия по временной нетрудоспособности не подлежат обложению ЕСН в соответсвии с подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. В то же время пособия по нетрудоспособности, в том числе пособия по уходу за больным ребенком, включаются в налогоблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Таким образом, учет по временной нетрудоспособности оформляется следующей записью:

Учет заработной платы ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В кредит этого счета относятся все начисления с отнесением сумм затрат на соответствующие источники. В дебете счета отражаются все виды удержаний и выданная заработная плата.

При организации учета заработной платы используют соответствующие сводные регистры двух типов – хронологические (журналы регистрации операций), систематические (ведомости, журналы-ордера).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающийся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), работников (№ Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 – только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету туда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы и т.д.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49) , которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невиданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы, по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) , номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы. Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии. Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате». Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций – расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51. Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).